System WMS dla eCommerce - co musisz wiedzieć o Warehouse Management System?

Spis treści:

• System WMS - co to?
• Jak działa WMS?
• Czy mój eCommerce potrzebuje systemu WMS?
• System WMS = realne korzyści dla eCommerce
• Wdrożenie systemu WMS - ile to trwa i kosztuje?
• Jaki system WMS wybrać?
• Warehouse Management System - niezbędny element sukcesu Twojego eCommerce

Największe sklepy internetowe codziennie realizują setki zamówień - każde z nich musi być spakowane szybko, dokładnie i bez pomyłek. To logistyczne wyzwanie nie jest jednak zarezerwowane tylko dla gigantów – każdy, kto sprzedaje online, prędzej czy później staje przed problemem zarządzania zamówieniami. Jak usprawnić ten proces i uniknąć chaosu? Rozwiązaniem może być WMS – system, który pomaga zapanować nad logistyką i zautomatyzować pracę magazynu. Dowiedz się, jak działa i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie. Przeczytaj artykuł!

WMS to skrót od angielskiego Warehouse Management System. Jest to zaawansowany system do zarządzania procesami magazynowymi, który integruje logistykę, technologię i zarządzanie danymi, by wspierać efektywną organizację pracy magazynu. Dlaczego to ważne?

Ostatnie ogniwo realizacji zamówienia, czyli jego wysyłka, wymaga starannego zaplanowania wielu procesów. Ważne jest nie tylko to, by wykonać wszystkie zadania bezbłędnie, ale także jak najszybciej – współcześni klienci przyzwyczajeni są do dostawy w zaledwie dzień czy dwa. Skompletowanie wszystkich produktów i zlokalizowanie ich w magazynie, a następnie spakowanie, wydrukowanie etykiety, przekazanie przesyłki odpowiedniemu dostawcy oraz aktualizacja statusu zamówienia w systemie – to tylko część zadań, które należy wykonać sprawnie i w odpowiedniej kolejności.

System WMS umożliwia automatyzację tych procesów, minimalizując ryzyko błędów, skracając czas realizacji zamówień oraz zwiększając kontrolę nad przepływem towarów. Dzięki temu e-sklepy mogą sprostać wysokim oczekiwaniom klientów, zapewniając terminową i bezproblemową dostawę, co bezpośrednio wpływa na konkurencyjność na rynku. Dodatkowo Warehouse Management System to także korzyści wewnątrz organizacji, czyli lepsza organizacja pracy oraz racjonalne zarządzanie zapasami.

Kluczowe w sprawnym działaniu WMS są dane, a konkretnie ich ciągła wymiana pomiędzy systemem zarządzania magazynem a innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie, takimi jak platformy eCommerce czy systemy ERP. Ta wymiana odbywa się najczęściej za pomocą API, co pozwala na przepływ informacji w czasie rzeczywistym. W praktyce oznacza to, że gdy klient składa zamówienie w sklepie internetowym, dane natychmiast trafiają do WMS, który wyznacza odpowiednie lokalizacje produktów w magazynie i koordynuje ich kompletowanie. Informacje o zmianach stanów magazynowych są natychmiast aktualizowane, co eliminuje ryzyko sprzedaży produktów niedostępnych na stanie.

Ponadto, na magazynie pracownicy korzystają z urządzeń takich jak skanery kodów kreskowych czy czytniki RFID, które umożliwiają szybkie i precyzyjne identyfikowanie produktów. WMS usprawnia nie tylko pakowanie zamówień, ale również proces przyjmowania dostaw, kontroli jakości czy realizacji zwrotów. To wszystko zapewnia pełną transparentność i możliwość szybkiej reakcji na ewentualne problemy.

Często można usłyszeć, że system WMS to rozwiązanie, które sprawdzi się jedynie w wielkopowierzchniowych magazynach. To jednak mit. Warehouse Management System to narzędzie, które może wesprzeć każdą firmę, niezależnie od skali działalności - od niewielkiego magazynu obsługującego lokalny sklep internetowy po rozbudowane centra logistyczne.

Jeśli w Twoim biznesie zdarzają się opóźnienia w realizacji zamówień, problemy z lokalizacją produktów czy pomyłki w wysyłkach, to WMS może być właśnie tym, czego potrzebujesz. System pozwala na:

• dokładną kontrolę zapasów,
• szybszą identyfikację i lokalizację towarów,
• skrócenie czasu realizacji zamówień,
• redukcję błędów w procesie wysyłki,
• zmniejszenie kosztów operacyjnych magazynu.

Na rynku istnieje duży wybór gotowych rozwiązań, które w dużej mierze można dostosować do własnych potrzeb. Natomiast dla biznesów o bardziej złożonej specyfice istnieje możliwość stworzenia dedykowanego rozwiązania od podstaw – na przykład przez software house specjalizujący się we wdrożeniach systemów zewnętrznych.

Same day delivery, czyli dostawa tego samego dnia to czynnik, który zachęca do zakupów już ponad 70% polskich konsumentów (według raportu pt.: “E-commerce w Polsce 2024” przygotowanego przez Gemius). Jednak realizacja tego typu oczekiwań wymaga precyzyjnej organizacji procesów magazynowych, co jest możliwe właśnie dzięki Warehouse Management System. System WMS oferuje jednak znacznie więcej niż tylko przyspieszenie realizacji zamówień. Dzięki niemu możliwa jest automatyzacja i optymalizacja kluczowych obszarów logistyki, takich jak:

• zarządzanie zamówieniami - WMS automatycznie przetwarza dane o nowych zamówieniach, wskazuje produkty do zebrania i koordynuje ich przygotowanie do wysyłki.
• zarządzanie towarami - system wspiera etykietowanie, magazynowanie i prognozowanie konieczności uzupełnienia zapasów. Dodatkowo odpowiednio skonfigurowany WMS może monitorować daty ważności produktów, co zapobiega stratom związanym z przeterminowanymi towarami.
• inwentaryzacja - WMS udostępnia i aktualizuje dane o ilości przechowywanego towaru w czasie rzeczywistym. Dzięki temu cały proces inwentaryzacji jest o wiele mniej czasochłonny niż w przypadku tradycyjnych metod.
• pakowanie zamówień - system sugeruje optymalny rozmiar opakowania do wysyłki, tworzy listy pakowania i dba o odpowiednie wykorzystanie przestrzeni magazynu, co obniża koszty transportu i magazynowania.
• organizacja magazynu - WMS analizuje rotację produktów, umożliwiając ich rozmieszczenie w magazynie w sposób strategiczny. Produkty szybko zbywalne mogą być przechowywane w miejscach łatwo dostępnych, co przyspiesza kompletowanie zamówień.
• raportowanie i analizy - system generuje szczegółowe raporty na temat pracy magazynu, pozwalając na podejmowanie decyzji opartych o dane.

Wszystkie te funkcje sprawiają, że WMS nie tylko pozwala sprostać rosnącym wymaganiom klientów w zakresie szybkości dostaw, ale także znacząco usprawnia operacje magazynowe, redukuje koszty i zwiększa efektywność działania całego eCommerce.

Czy wdrożenie systemu WMS nie pochłonie za dużo czasu mojej organizacji? Czy mam budżet, by nabyć faktycznie odpowiadający na moje potrzeby system? Czy taka inwestycja się zwróci? To naturalne wątpliwości, z którymi możesz mierzyć się tuż przed podjęciem decyzji o wdrożeniu WMS.

Nie da się ukryć, że system zarządzania magazynem to projekt, który wymaga zaangażowania czasu, pracy i środków finansowych. To, ile dokładnie zasobów będzie potrzebnych, zależy jednak od wielu czynników. Kluczowe znaczenie mają tutaj takie aspekty, jak: wielkość magazynu, poziom jego zautomatyzowania, liczba użytkowników oraz zakres funkcji, jakie system ma obsługiwać.

Koszt wdrożenia w dużej mierze zależy również od rodzaju wybranego rozwiązania. Gotowe systemy WMS, oferowane w modelu SaaS (Software as a Service), są zazwyczaj tańsze i szybsze w implementacji. Jednak ich ograniczeniem może być mniejsza elastyczność i konieczność dostosowania się do istniejącej architektury systemu. Z kolei personalizowane rozwiązania, które wymagają dostosowania gotowego systemu do specyficznych potrzeb firmy, są droższe i bardziej czasochłonne. Najwyższe koszty generuje stworzenie całkowicie customowego systemu od podstaw, co jest opcją głównie dla dużych przedsiębiorstw o unikalnych wymaganiach logistycznych. Koszty za system najczęściej rozliczane są w postaci licencji od użytkownika lub jednorazowo w formie większej opłaty.

Natomiast czas trwania wdrożenia waha się od kilku tygodni do kilku, a nawet kilkunastu miesięcy i obejmuje etapy takie jak: analiza potrzeb, konfiguracja systemu, integracja z innymi narzędziami oraz szkolenie pracowników. Choć początkowa inwestycja może wydawać się wysoka, dobrze wdrożony WMS przynosi wymierne korzyści w postaci poprawy efektywności operacyjnej, lepszego zarządzania zapasami i redukcji błędów, co sprawia, że w większości przypadków inwestycja zwraca się w relatywnie krótkim czasie.

Decyzja o wdrożeniu systemu WMS została podjęta – teraz czas na wybór konkretnego rozwiązania. Wybór odpowiedniego systemu jest kluczowy, ponieważ to on będzie wspierał Twoje operacje magazynowe przez kolejne lata. Warto więc dokładnie przeanalizować specyfikę i potrzeby przedsiębiorstwa oraz możliwości integracji z istniejącą platformą eCommerce. Równie ważnym aspektem jest skalowalność – system powinien być w stanie rozwijać się razem z Twoją firmą, odpowiadając na obecne i przyszłe wyzwania. W zależności od własnych oczekiwań możesz wybierać między takimi rozwiązaniami jak:

• Gotowe oprogramowanie od dostawcy - jeśli zależy Ci na sprawdzonym rozwiązaniu, które można szybko wdrożyć, warto rozważyć gotowe systemy oferowane przez renomowanych dostawców, takie jak: Oracle Warehouse Management Cloud, Fishbowl czy Zoho Inventory. Takie systemy wymagają zazwyczaj mniej zasobów w początkowej fazie wdrożenia, oferując wiele gotowych funkcji. Jednak ich wadą może być ograniczona elastyczność oraz konieczność dostosowania procesów magazynowych do możliwości systemu.
• Oprogramowanie dedykowane (customowe) - dla firm o specyficznych wymaganiach logistycznych, rozwiązaniem może być system zaprojektowany od podstaw. Tego typu oprogramowanie zapewnia maksymalną personalizację i pełne dopasowanie do procesów firmy. Wdrożenie customowego WMS wiąże się jednak z wyższymi kosztami oraz dłuższym czasem realizacji.
• Rozwiązanie hybrydowe, czyli system ERP - alternatywą są systemy ERP zintegrowane z modułem zarządzania magazynem. Rozwiązania takie jak Microsoft Dynamics, SAP czy Odoo pozwalają na zarządzanie magazynem w kontekście całej firmy – od logistyki, przez sprzedaż, aż po księgowość.

Ostateczny wybór WMS’a to złożony proces wymagający analizy wielu czynników, dlatego warto skorzystać z pomocy doświadczonego specjalisty. W Advox Studio od ponad 15 lat wspieramy firmy eCommerce w znajdowaniu i wdrażaniu rozwiązań technologicznych. Pomagamy zidentyfikować potrzeby biznesowe i dopasować system, który nie tylko spełni obecne wymagania, ale także umożliwi rozwój w przyszłości. Zapewniamy wsparcie na każdym etapie wdrożenia, dbając o płynność procesu i maksymalne korzyści dla Twojej firmy.

W świecie eCommerce, gdzie klienci oczekują szybkiej obsługi i niezawodności, system WMS staje się nieodzownym wsparciem. Pozwala zapanować nad logistyką, minimalizować ryzyko błędów i znacząco usprawnia codzienne operacje magazynowe. To technologia, która nie tylko ułatwia zarządzanie bieżącymi procesami, ale także otwiera drzwi do dalszego rozwoju firmy.

Jeśli chcesz poprawić efektywność swojego magazynu i zapewnić lepszą obsługę klientów, WMS może być brakującym ogniwem w Twoim łańcuchu logistycznym. Chcesz się o tym przekonać? Porozmawiajmy o wdrożeniu systemu WMS w Twoim biznesie - napisz do nas!